Tietosuojaseloste
Eteläsuomalainen osakunta (ESO)
Henkilötietolaki (5.12.2018/1050) & EU:n yleinen tietosuoja-asetus

7.2.2022

1.  Henkilötietoja sisältävien rekisterien pitäjä
Eteläsuomalainen osakunta (ESO)
Mannerheimintie 5 A
00100 Helsinki
p. 045 116 8020

2.  Yhteyshenkilö henkilötietoja sisältäviä rekistereitä koskevissa asioissa
Osakunnan sihteeri
Mannerheimintie 5 A
00100 Helsinki
p. 045 116 8020
eso-sihteeri@helsinki.fi

Tietosuojavastaava
Osakunnan tiedotusvastaava
Mannerheimintie 5 A
00100 Helsinki
eso-tiedotuspj@helsinki.fi

Osakunnan virkailijoiden tarkemmat yhteystiedot löytyvät osakunnan verkkosivuilta osoitteesta http://www.etelasuomalainenosakunta.fi/virkailijat/.

3.  Ylläpidettävät henkilötietoja sisältävät rekisterit
Eteläsuomalainen osakunta ylläpitää hallintonsa ja toimintansa tueksi jäsenmatrikkelia ja ulkojäsenkirjaa, jäsenrekisteriä, avainluetteloa sekä valokuva-arkistoa, joihin rekisteröidään yksilöivää henkilötietoa.

Osakunnan virkailijoiden, osakunnan kunnianosoitusten ja stipendien saajien sekä osakunnan toimikuntien, työryhmien ja Uusmaalaisen valtuuskunnan jäsenten tietoja kerätään siinä määrin kuin se on toiminnan järjestämisen ja dokumentoinnin kannalta tarpeellista.

Osakunta ylläpitää tiedotustarkoituksessa myös sähköpostilistoja, joille liittyminen on vapaaehtoista.

Osakunnan järjestämiä tapahtumia varten kerätään kunkin tapahtuman kannalta tarpeellisia ilmoittautumistietoja, jotka tuhotaan tapahtuman jälkeen.

4.  Rekisteröityjen oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet
– tiedonsaantioikeuden
– tarkastusoikeuden
– oikeuden saada tietonsa korjatuksi
– poisto-oikeuden.

Tarkastusoikeuden toteutumiseksi rekisteröidyn on saatava tietää, mitä häntä koskevia tietoja osakunta on tallentanut, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tällöin yhteyshenkilönä on osakunnan puolelta rekisterinpitäjä. Osakunta voi periä korvauksen tietojen tarkastamisesta, jos edellisestä tarkastuskerrasta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjä on velvollinen oikaisemaan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Mikäli väärä tieto on saatu välillisesti, on tiedon korjaamisesta ilmoitettava myös sille, jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Henkilötietojen oikaisuista tai poistoista ilmoitetaan jokaiselle vastaanottajalle, jolle tietoja on luovutettu.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 17 antaa rekisteröidylle myös poisto-oikeuden eli oikeuden tulla unohdetuksi. Osakunnan jäsenrekisteristä poistuminen katsotaan osakunnan jäsenyyden päättämiseksi.

Oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta, jos käsittely tapahtuu osakunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Oikeutta ei myöskään sovelleta, jos käsittely tapahtuu yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, mikäli tietojen poisto vaikeuttaa näitä käsittelyitä suuresti.

5.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Eteläsuomalainen osakunta tarvitsee jäsentensä yhteystietoja osakunnan asioista tiedottamiseen, Eteläsuomalainen-jäsenlehden postittamiseen sekä osakunnan virkailijoiden keskinäiseen yhteydenpitoon. Jäsenrekisterin avulla seurataan myös jäsenten kokonaismäärää, varsinaisten jäsenten ja ulkojäsenten määriä sekä jäsen-maksujen maksamista. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa vuosittain Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) toiminta-avustushakemuksen täyttämiseen.

Osakunnan vuokranantaja Helsingin yliopiston ylioppilaskunta edellyttää osakunnalta avainrekisterin ylläpitämistä.

Valokuva-arkistoa ja nimilistoja osakunnan eri toimikuntien, työryhmien ja Uusmaalaisen valtuuskunnan jäsenistä sekä osakunnan stipendien ja kunnianosoitusten saajista ylläpidetään pääasiassa osakunnan toiminnan dokumentointia ja tutkimustarkoituksia ajatellen.

Tapahtumien ilmoittautumistietoja tarvitaan tapahtumien järjestämiseen, jotta esimerkiksi osallistujien erityisruokavaliot voidaan huomioida. Ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjen tietojen käyttötarkoituksesta ja käsittelystä tiedotetaan erikseen kunkin tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä.

Osa kerätyistä tiedoista arkistoidaan historiantutkimusta ja tieteellistä/tilastotarkoitusta varten. Osakunnan arkistoa säilytetään Kansalliskirjastossa, joskin tuoreimpia arkistoja säilytetään osakunnalla. Kansalliskirjastossa säilytettävien arkistojen tietosuojasta vastaa Kansalliskirjasto.

6.  Henkilötietoja sisältävien rekisterien tietosisältö
Osakunnan jäsenenä pidetään opiskelijaa tai muuta ylioppilasta, joka on maksanut osakunnan jäsenmaksun, joka ei ole muun Helsingin yliopiston osakunnan jäsen, ja joka on ilmoittautunut osakunnan jäsenrekisteriin. Osakuntalaisten edellytetään uusivan jäsenyytensä vuosittain, minkä yhteydessä heille luovutetaan jäsentarra sekä kerätään jäsenrekisteriin tarvittavat tiedot, jos niitä ei ole saatu Helsingin yliopiston kautta.

Osakunnan vuosittain koottavaan jäsenrekisteriin merkitään kaikista jäsenistä seuraavat tiedot:
– etu- ja sukunimi
– postiosoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– jäsenyyden laatu (varsinainen jäsen/ulkojäsen)

Osakunnan varsinaiset jäsenet, eli Helsingin yliopiston opiskelijat, kirjaavat tietonsa osakunnan jäsenmatrikkeliin. Kukin varsinainen jäsen kirjaa osakuntaan liittyessään itse matrikkeliin seuraavat tiedot:
– etunimet ja sukunimi
– syntymäaika ja -paikka
– ylioppilasvuosi
– lukio
– kotikunta
– tiedekunta

Osakunnan ulkojäsenet, eli muut kuin Helsingin yliopistossa opiskelevat jäsenet, kirjaavat tietonsa osakunnan ulkojäsenkirjaan. Kukin ulkojäsen kirjaa osakuntaan liittyessään itse ulkojäsenkirjaan seuraavat tiedot:
– etu- ja sukunimi
– syntymäaika ja –paikka
– ylioppilasvuosi
– lukio
– kotikunta

Osakunnan avainrekisteriin kootaan tiedot niiltä henkilöiltä, joille on myönnetty avain osakunnan tiloihin Uudelle ylioppilastalolle. Tämä tarkoittaa pääsääntöisesti osakunnan virkailijoita. Avainrekisteri kootaan vuosittain ja siihen kerätään seuraavat tiedot:
– etu- ja sukunimi
– virka
– hallussa olevan sähköisen avaimen tyyppi ja myöntöpäivä

Osakunnan virkailijalistoihin kerätään vuosittain osakunnan virkailijoiden seuraavat tiedot:
– etu- ja sukunimi
– virka
– oppiarvo
– postiosoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite

Listat osakunnan eri toimikuntien, työryhmien ja Uusmaalaisen valtuuskunnan jäsenistä sekä osakunnan stipendien ja muiden kunnianosoitusten saajista käsittävät lähinnä ko. henkilöiden etu- ja sukunimet, oppiarvot sekä tarvittaessa sähköpostiosoitteet.

Osakunnan ylläpitämät sähköpostilistat sisältävät ainoastaan sähköpostiosoitteita.

Osakunnan valokuva-arkistoon kootaan kuvia osakunnan toiminnasta.

Tapahtumien järjestämistä varten kerättävistä henkilötiedoista tiedotetaan erikseen kunkin tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä.

7.  Säännönmukaiset tietolähteet
Eteläsuomalainen osakunta kerää tarvitsemansa henkilötiedot säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään ja Helsingin yliopiston tietojärjestelmistä.

8.  Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Eteläsuomalaisen osakunnan jäsenrekisteristä löytyvät osoitetiedot luovutetaan Eteläsuomalalainen-lehden toimitukselle lehden postittamista varten.

Osakunnan virkailijoiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot luovutetaan kyseisten henkilöiden suostumuksella muiden osakunnan virkailijoiden käyttöön sekä osakunnan verkkosivuille.

Valokuva-arkiston kuvia voidaan käyttää esimerkiksi osakunnan verkkosivuilla, lehdessä ja muissa tiedotuskanavissa. Kuvia julkaistaan ainoastaan asianomaisten suostumuksella.

Osakunnan arkistoissa olevia tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös tutkimuskäyttöön siinä laajuudessa kuin tutkimuksen kannalta on tarpeen ja perusteltua. Tämä koskee kuitenkin pääasiassa julkisuuslain alaisia osakunnan toimintaa koskevia dokumentteja.

9.  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Kun Eteläsuomalaisen osakunnan hallussa olevia henkilötietoja käsitellään pilvi-palveluiden yli, voidaan asianomaiselta pyytää suostumus tietojen säilyttämiseen EU/ETA-alueen ulkopuolella.

10.  Henkilötietojen käsittelijät
Eteläsuomalaisen osakunnan henkilötietorekistereitä hallinnoivat osakunnan sihteeri sekä apulaissihteeri (jäsenrekisteri, jäsenmatrikkeli, ulkojäsenkirja ja virkailijoiden yhteystiedot), osakunnan hallitus ja tutorit (jäsenmatrikkeli ja ulkojäsenkirja), osakunnan isäntä (avainrekisteri), osakunnan kuraattori (listat osakunnan kunnianosoitusten ja stipendien saajista sekä osakunnan toimikuntien, työryhmien ja Uusmaalaisen valtuuskunnan jäsenistä) ja Eteläsuomalaisten ylioppilaiden säätiön (ESYS) asiamies (stipendiaattien henkilötiedot), osakunnan taloudenhoitaja ja apulaistaloudenhoitaja (juhliin osallistuneiden maksutiedot) sekä osakunnan valokuvaajat (valokuvat). Lisäksi henkilötietoja käsittelevät Eteläsuomalainen-lehden päätoimittaja ja toimituspäällikkö (osakunnan jäsenten ja seniorijäsenten postitusosoitteet).

11.  Tietojenkäsittelyn käytänteet
Eteläsuomalaisen osakunnan hallussa olevia henkilötietoja vaihdetaan ainoastaan luottamuksellisella sähköpostilla, muistitikulla tai pilvipalveluiden välityksellä. Kun tietoja käsitellään pilvipalveluiden yli, voidaan asianomaiselta pyytää suostumus tietojen säilyttämiseen EU/ETA-alueen ulkopuolella. Osakunnan jäsenistöä kuvaavasta perusrekisteristä säilytetään vain paikallisia kopioita, eikä sitä välitetä tietoverkon yli. Pääsyä sähköisiin järjestelmiin rajoitetaan salasanasuojauksella, ja pääsyä fyysisen aineiston (paperilomakkeet) äärelle rajoitetaan toimistokaapin lukolla.

Osakunnan tietokoneella säilytettäviin rekistereihin on pääsy osakunnan sihteerillä, ja paperisiin rekistereihin osakunnan sihteerillä, taloudenhoitajalla, kuraattorilla, hallituksella sekä tutoreilla. Lisäksi avainrekisteriin on pääsy osakunnan isännällä, stipendiaattien henkilötietoihin on pääsy ESYS:n asiamiehellä, ja valokuvaajilla on pääsy valokuva-arkistoihin. Osakunnan jäsenten postiosoitteisiin on pääsy Eteläsuomalainen-lehden päätoimittajalla ja toimituspäälliköllä. Jäsenmatrikkeliin on pääsy kaikilla osakunnan virkailijoilla sekä niillä muiden osakuntien ja rekisteröityjen yhdistysten jäsenillä, joilla on pääsy osakunnan toimistoon.

Tietojen käyttöä ja tietotilinpäätöksen ajantasaisuutta valvoo osakunnan tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava valvoo tietosuoja-asetuksen, henkilötietolain ja tietosuoja-lain noudattamista henkilötietojen käsittelyssä ja toimii yhteyshenkilönä valvovan viranomaisen (tietosuojavaltuutetun toimisto, tulevaisuudessa tietosuojavirasto) suuntaan. Tietosuojavastaava arvioi myös osakunnan tietovarantoihin kohdistuvat riskit.

12.  Lisätietoja
Lisätietoja osakunnan ylläpitämistä henkilötietoja sisältävistä rekistereistä saa osakunnan sihteeriltä tai tietosuojavastaavalta.